поиск по сайту

Переписка в коммерческой деятельности


Для решения различных вопросов, связанных с урегулированием взаимоотношений партнеров в процессе осуществления коммерческих соглашений, широко используется деловая переписка. Деловое письмо является важным каналом бизнес-коммуникаций. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, разрешаются проблемы, возникающие при реализации договорных отношений, излагаются претензии.

Официальные письма обычно пишутся на фирменных бланках и должны содержать ряд обязательных элементов (реквизитов), которые необходимо располагать в определенном порядке.

Для делового письма рекомендуется использовать следующий состав реквизитов:

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения (при необходимости);

• справочные данные об организации (юридический и почтовый адреса, телефон, факс, адрес электронной почты, банковские реквизиты);

• дата документа;

• регистрационный номер исходящего документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ;

• адресат (наименование и адрес организации-получате-ля письма, при необходимости — структурное подразделение, должность и ФИО лица, которому направляется письмо);

• вид документа — для особого вида писем, например претензий; для остальных писем вид документа («письмо») не указывается;

• заголовок к тексту (помещается перед текстом письма, должен отражать основной вопрос, которому посвящается письмо, начинается с «О» или «Об»);

• текст письма;

• отметка о наличии приложений (при необходимости);

• подпись (наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка);

• отметка об исполнителе (при необходимости) — фамилия или ФИО исполнителя письма, служебный телефон.

Стандартизация в оформлении деловых писем позволяет сократить трудозатраты на их составление и облегчить визуальный поиск необходимой информации.

В деловой практике используются следующие виды писем:

• просьбы — излагают какую-либо просьбу, начинают со слов «прошу», «просим» и т. п.;

• запросы — письма-просьбы, в которых запрашивается какая-либо информация о партнере, производимых им товарах, о ходе выполнения работ по договору и т. п.;

• сопроводительные письма — составляются при отправке каких-либо документов и содержат дополнительные разъяснения, служат для контроля сохранности отправляемых документов;

• претензии (рекламации) — содержат предъявление претензии к стороне, нарушившей условия договора, конкретные требования к этой стороне, а также ссылки на предусмотренные договором санкции;

• письма-ответы — разнообразны по содержанию, содержат реакцию на полученное письмо (принятие к рассмотрению, отказ и т. д.).

При заключении и осуществлении коммерческих сделок основное значение имеют:

• запросы и ответы на них;

• оферты и ответы на предложения (акцепты);

• рекламации (претензии) и ответы на рекламации.

Запрос — письмо, представляющее обращение к деловому партнеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку. При этом указывается, что конкретно интересует автора запроса (какие товары, услуги и т. п.) и на каких условиях он желал бы сотрудничать.

Ответ на запрос должен быть дан в разумный срок, в нем продавец может, в частности, сообщать:

• что вопрос принят к рассмотрению;

• что он вынужден отказать (с указанием причин);

• что в ближайшее время будет направлено коммерческое предложение.

В случае если партнер согласен удовлетворить просьбу покупателя, он направляет ему коммерческое предложение (оферту).

Оферта — предложение, достаточно определенно выражающее намерение лица, сделавшего предложение, заключить коммерческую сделку, и содержащее все существенные условия соглашения.

Если условия оферента принимаются другой стороной, то это выражается в ответном письме. За этим следует заключение договора. Если предложение в целом или какие- то конкретные условия не устраивают другую сторону, то предложение в письменной форме отклоняется или осуществляется дальнейшее обсуждение условий посредством деловой переписки или переговоров.

Претензия (рекламация) — документ, в котором излагаются претензии к стороне, нарушившей условия договора, и выдвигаются конкретные требования. Претензия обычно содержит основания для предъявления претензий (например, ссылки на соответствующие пункты договора), доказательства нарушения положений договора (акты, данные экспертизы и пр.), конкретные требования, а также указание на возможность применения санкций или обращения в арбитражный суд.

В ответе на претензию выражается согласие с рекламацией либо полный или частичный отказ от удовлетворения содержащихся в ней требований, а также мотивы такого отказа, иногда — просьба отсрочить применение санкций с указанием веских причин и со ссылкой на принятые меры.

В коммерческой переписке необходимо придерживаться норм делового этикета. Письма должны быть грамотными, удобочитаемыми, по возможности краткими, а также ясными, содержательными и вежливыми.


Если Вам необходимо написание реферата, курсовой или дипломной работы по данной теме, Вы можете

Позвонить:

Еще из раздела Коммерческая деятельность

    Закупки являются важной составляющей коммерческой деятельности, позволяя торговому предприятию сформировать ассортимент востребованных рынком товаров, а также создавая условия для получения прибыли. При закупках товара необходимо ориентироваться на ...
    подробнее
      Поиск поставщиков имеет немаловажное значение для успеха коммерческой деятельности, поскольку при налаженных контактах с выгодными поставщиками предоставляется возможность предложить рынку оптимальный товарный ассортимент по приемлемым для ...
      подробнее
        Выбор месторасположения предприятия розничной торговли является стратегически важным решением, которое во многом предопределяет успех его деятельности. Удобство месторасположения — существенный фактор привлекательности торгового предприятия для ...
        подробнее




        © 2006-2019
        ИП Антонович А.С.
        +375-29-5017588
        +375-29-1438110

        Сайт работает на платформе Nestorclub.com